Wat is de toepasbaarheid van dit privacystatement?
Dit privacystatement is van toepassing op alle persoonsgegevens die verzameld worden door EBN, via www.ebn.nl, www.scanaardwarmte.nl, www.energieinnederland.nl (de website(s)), en onze vacaturesite bij Homerun, bij een bezoek aan ons kantoor, via contacten als u als partner met EBN samenwerkt, als u bij ons solliciteert of als u als journalist contact opneemt met EBN. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt in overeenstemming met dit privacystatement en de geldende wet- en regelgeving. Als wij vanaf onze websites c.q. vanuit nieuwsbrieven verwijzen naar informatie op websites van derden, dan is deze derde partij verantwoordelijk voor de inhoud van de betreffende website en is hun privacy-beleid van toepassing.
Wat is een persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot u als persoon. Uw naam, uw huisadres of e-mailadres zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vindt u meer informatie over persoonsgegevens en de privacywetgeving.
Waarvoor verwerkt EBN persoonsgegevens?
Wanneer u informatie van EBN wilt ontvangen dan hebben wij uw adresgegevens nodig om u deze informatie toe te zenden. EBN slaat ook door u verstrekte persoonsgegevens op bij het aanvragen van bijvoorbeeld een folder, het jaarverslag of de infographic en verwerkt deze persoonsgegevens voor het toesturen van deze materialen. Tevens verwerken wij persoonsgegevens indien u zich registreert voor deelname aan een door EBN georganiseerd event, als u zich aanmeldt voor een (digitale) nieuwsbrief, als u schade bij ons meldt of een klacht indient. EBN verwerkt uw persoonsgegevens dan op basis van uw toestemming.
EBN houdt een interne basisregistratie bij met contactpersonen van partners waarmee EBN samenwerkt met als doel het onderhouden van contacten en relaties. Deze basisregistratie is uitsluitend toegankelijk voor EBN medewerkers.
EBN registreert tevens uw persoonsgegevens wanneer u ons kantoorpand in Utrecht bezoekt. U dient zich dan altijd te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.
EBN verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten die bij ons solliciteren.
Ook leggen onze woordvoerders in het systeem Smart.PR contacten met media vast.
Welke persoonsgegevens en met welk doel verzamelt en verwerkt EBN deze?
– Tijdens uw online bezoek
EBN verzamelt op haar websites persoonsgegevens van gebruikers, inclusief maar niet beperkt tot:
- Naam en achternaam
- Contactgegevens, zoals e-mailadres
- IP-adres en andere gegevens over het apparaat waarmee de website(s) wordt bezocht
- Gegevens over uw gebruik van de website(s)
Doel van de online gegevensverwerking
EBN verwerkt persoonsgegevens die verzameld worden via haar website(s) voor de volgende doeleinden:
- Het verbeteren van de website(s) en de dienstverlening van EBN
- Het analyseren van websiteverkeer en gebruikersgedrag om de website(s) te optimaliseren
- Het verstrekken van informatie over diensten en producten van EBN waarvoor u mogelijk interesse heeft
- Het afhandelen van klachten en schades
- Het personaliseren van advertenties (alleen van toepassing op de website Scanaardwarmte.nl, deze functie wordt niet toegepast op EBN.nl, noch op Energieinnederland.nl)
– Tijdens uw kantoorbezoek
EBN verzamelt persoonsgegevens van bezoekers aan ons kantoor, inclusief maar niet beperkt tot:
- Naam, achternaam, bedrijfsnaam
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
- Uw moment van aankomst en vertrek
- De EBN-medewerker met wie u een afspraak heeft
- De kentekenplaat van uw auto indien u parkeert in onze garage
Doel van de gegevensverwerking tijdens uw bezoek aan ons kantoor
EBN verwerkt persoonsgegevens die verzameld worden tijdens uw bezoek aan ons kantoor in verband met identificatie van bezoekers ten behoeve van veiligheid, zodat wij te allen tijde weten wie er in het pand aanwezig zijn mocht er sprake zijn van een calamiteit.
– In verband met een sollicitatie
EBN verzamelt persoonsgegevens van sollicitanten via platform Homerum, inclusief maar niet beperkt tot:
- Naam, achternaam
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer,
- CV (en alle persoonsgegevens die daarop vermeld staan)
Het doel van deze verwerking is het verwerken van sollicitaties op vacatures bij EBN.
– Tijdens contacten met de media
EBN verzamelt persoonsgegevens tijdens contactmomenten met de media, inclusief maar niet beperkt tot:
- Naam, achternaam, naam medium
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
- Moment van contact en inhoud van het contact
- E-mailverkeer tussen EBN en betreffende journalist
Doel van de gegevensverwerking tijdens contacten met de media
EBN verwerkt persoonsgegevens die verzameld worden tijdens contacten met de media voor:
- Het verbeteren van onze informatievoorziening aan journalisten en media.
- Het personaliseren van informatie op basis van de behoefte van journalisten.
- Het monitoren van de impact van onze perscontacten.
Hoe verzamelt EBN uw persoonsgegevens?
EBN maakt op haar websites gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën, zoals LinkedIn Insights, Google Signals en Google Analytics, om geanonimiseerde gegevens te verzamelen over uw gebruik van onze websites. Deze gegevens kunnen onder andere betrekking hebben op uw surfgedrag op de website(s) van EBN, uw locatie, de pagina’s die u bezoekt, het type apparaat waarmee u de betreffende EBN website(s) bezoekt en de tijd die u op de EBN website(s) doorbrengt. Deze gegevens worden geanonimiseerd verzameld en geanalyseerd om onze websites te verbeteren en u beter van dienst te zijn. Kijk op de website van LinkedIn voor informatie over hoe zij uw data verwerken. Kijk op de website van Google voor informatie over hoe zij uw data verwerken. EBN maakt voor de verwerking van uw aanmelding op onze mailinglijsten en voor registratie tot deelname aan events gebruik van de diensten van Mailchimp. Kijk op de website van Mailchimp voor informatie over hoe zij uw data verwerken.
Bij bezoek aan ons kantoor worden u gegevens door een EBN-medewerker opgeslagen in ons bezoekersregistratiesysteem. Mediacontacten legt EBN vast in het systeem van Smart.PR. Kijk op de website van Smart.PR/Journa voor informatie over hoe zij uw data als journalist verwerken. Persoonsgegevens van contacten en relaties worden door EBN medewerkers opgeslagen in de interne basisregistratie. Kijk op de website van Homerun voor informatie over hoe zij uw data als sollicitant verwerken.
Hoe lang bewaart EBN uw persoonsgegevens?
EBN verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking. Heeft u zich opgegeven voor het ontvangen van informatie van EBN en heeft u zich hiervoor afgemeld, dan verwijdert EBN uw gegevens. EBN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is in verband met het toesturen van informatie of het afhandelen van uw klacht of schade. De bewaartermijn kan hierdoor variëren afhankelijk van het type persoonsgegevens en het doel van de verwerking.
De geanonimiseerde data die wordt verzameld via Google Signals/Analytics worden maximaal 14 maanden bewaard. Deze bewaartermijn stelt EBN in staat om trends en patronen in het gedrag van bezoekers aan onze website(s) over een langere termijn te analyseren en zo inzichten te verkrijgen die kunnen bijdragen aan het verbeteren van onze website(s) en uw gebruikerservaring. Cookies verlopen na 365 dagen of eerder. De persoonsgegevens die worden verzameld van bezoekers van het kantoorpand van EBN in Utrecht worden na afloop van het bezoek direct verwijderd. Gegevens van sollicitanten worden binnen 3 maanden verwijderd of, met toestemming van de betrokkenen maximaal 1 jaar bewaard.
Hoe beveiligt EBN uw persoonsgegevens?
EBN acht het van groot belang dat de door u verstrekte persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. We werken zoveel mogelijk met partners binnen de EU en we delen niet meer gegevens dan nodig. Voorop staat dat EBN de juiste technische en organisatorische maatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beveiligen, waaronder het gebruik van de nieuwste beveiligingstechnologie. Om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang, verkeerd gebruik, wijziging of openbaarmaking evalueren wij regelmatig onze beveiligingsprocedures om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de geldende normen en om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn.
Hoe gaat EBN om met beveiligingsincidenten/datalekken?
Ondanks onze voorzorgsmaatregelen blijft het mogelijk dat er incidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Dit soort incidenten worden datalekken genoemd. Denkt u dat er bij EBN een datalek plaatsvindt? Neem tijdens kantooruren dan altijd direct contact op met EBN via het telefoonnummer +31(0)30-233 90 00 en vraag naar de afdeling Legal. Buiten kantooruren neemt u contact op via dit mailformulier.
Bij een melding van een beveiligingsincident/datalek ontvangen wij graag van u de volgende gegevens:
- uw naam en contactgegevens;
- wat het incident is;
- welke persoonsgegevens betrokken zijn;
- welke systemen betrokken zijn bij het incident; en
- wanneer en hoe u het incident heeft ontdekt.
Geeft EBN persoonsgegevens aan andere organisaties?
EBN heeft als uitgangspunt dat wij geen door u verstrekte persoonsgegevens delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals een gerechtelijk bevel of een verzoek van de politie of andere overheidsinstanties. Een verdere uitzondering maken wij met betrekking tot dienstverleners die persoonsgegevens in opdracht van EBN verwerken en gebonden zijn aan contractuele verplichtingen en waarborgen ter bescherming van uw persoonsgegevens. In geen geval worden uw gegevens verkocht.
Wat zijn uw privacyrechten c.q. hoe kunt u uw gegevens beheren?
U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die door EBN worden verwerkt. U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u hebben verzameld en verwerkt, het recht om deze persoonsgegevens te corrigeren of te laten verwijderen als deze onjuist of onvolledig zijn, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
– Online: aanpassen van de cookie instellingen
U kunt het gebruik van cookies door onze websites beheren via uw webbrowserinstellingen. Door deze instellingen aan te passen, kunt u bijvoorbeeld cookies blokkeren of uw browserinstellingen zo instellen dat u een waarschuwing ontvangt wanneer er cookies worden geplaatst. Meer informatie per browser vindt u hier: Google Chrome – Firefox – Internet Explorer – Safari. Bezoek ook youronlinechoices.eu voor meer informatie over dit onderwerp.
– Online: aanpassen van de Google Analytics instellingen
Het is ten alle tijden mogelijk om u af te melden voor de Google Analytics functies die op onze websites zijn geïmplementeerd. Dit kan bijvoorbeeld via de Advertentie-instellingen, via Advertentie-instellingen voor mobiele apps of via andere beschikbare middelen, zoals de afmeldingstool voor consumenten van het Network Advertising Initiative (NAI). Graag wijzen wij u er op dat er vanuit Google ook afmeldingsmogelijkheden zijn. Deze zijn hier te vinden.
– Online: aanpassen van de LinkedIn instellingen
Het is ten alle tijden mogelijk om u af te melden voor de LinkedIn functies die op onze websites zijn geïmplementeerd. Dit kan via de afmeldingsmogelijkheden die LinkedIn hiertoe aanbiedt. Deze zijn hier te vinden.
– Online: aanpassen/ongedaan maken van een registratie voor onze digitale nieuwsbrieven (Mailchimp)
Onderaan al onze nieuwsbrieven vindt u de optie tot het wijzigen of verwijderen van uw registratie voor de betreffende nieuwsbrief. Klik op de link van uw keuze en werk uw registratie bij of verwijder uw persoonsgegevens uit de database van betreffende nieuwsbrief. U kunt ook een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen door EBN via dit mailformulier.
– Registraties kantoorbezoek, Smart.PR, klacht of schade, sollicitatie, Basisregistratie en overige uitoefening van uw privacyrechten
Om uw overige rechten uit te oefenen aangaande de registratie van uw kantoorbezoek, als partner in de EBN Basisregistratie, uw klacht of schade, sollicitatie, of uw registratie als journalist door EBN in Smart.PR, of als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via dit mailformulier of door een brief te sturen t.a.v. de afdeling Legal. U vindt onze adresgegevens op onze algemene contact-pagina. Geeft u a.u.b. het volgende aan:
- uw naam en adres;
- dagtekening;
- beschrijving van uw verzoek waarin onder andere uw relatie tot EBN is vermeld.
Wijzigingen
EBN behoudt zich het recht voor om dit privacystatement op elk moment te wijzigen en bij te werken om te voldoen aan veranderende wet- en regelgeving of om te voldoen aan andere vereisten, zonder voorafgaande aankondiging. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op www.ebn.nl/privacystatement gepubliceerd zijn. We raden u aan om deze pagina regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
